En la sociedad actual impulsada por Internet y el correo electrónico, la necesidad de escribir una carta formal surge con menos frecuencia que en el pasado. Sin embargo, de vez en cuando es necesario presentar una carta formal para obtener alguna información, solicitar un programa académico o un trabajo, escribir una carta de queja o simplemente expresar su opinión de manera efectiva y coherente.
PARTES DE UNA CARTA FORMAL
SÉR CONCISO
Indique el propósito de su carta en el primer párrafo y no desvíe el tema. Intente evitar el lenguaje florido o las palabras largas. Mantenga la letra corta y al grano.
Este extracto de The Elements of Style de Strunk and White (4ta edición) proporciona la regla de oro perfecta:
La escritura vigorosa es concisa. Una oración no debe contener palabras innecesarias, un párrafo sin oraciones innecesarias, por la misma razón que un dibujo no debe tener líneas innecesarias y una máquina no tiene partes innecesarias. Esto no requiere que el escritor haga cortas todas las oraciones, o evite todos los detalles y trate las materias solo en líneas generales, pero que cada palabra cuente.
ÚTILICE EL TONO CORRECTO
Una carta comercial o formal debe escribirse en un tono más formal que su lenguaje cotidiano. Evite lo siguiente: jerga o lenguajes; contracciones como I’m , can not , it’s ; y palabras vagas como buenas y agradables. Sé cortés y respetuoso, incluso si te estás quejando. Eche un vistazo a nuestro ejemplo de carta formal para ver qué tono es el apropiado.
CORREGIR
La corrección es muy importante. Una vez que haya escrito su carta formal, revise cuidadosamente la gramática y la ortografía. Usa el corrector ortográfico de tu computadora y luego lee la carta ya que el corrector ortográfico no detectará todos los errores . Use un diccionario o tesauro, si es necesario. Verifique la corrección de la gramática y la puntuación y asegúrese de que las oraciones estén completas.
Es una buena idea tener a alguien que revise su carta formal, incluso después de que lo ha hecho, ya que puede haber pasado por alto los errores en algo que ha leído muchas veces. Si su carta es lo suficientemente importante como para que se tome el tiempo de escribirla, no apresure su finalización. Los errores disminuirán el impacto de la declaración o impresión que está tratando de hacer.
USE EL FORMATO Y LA PRESENTACIÓN APROPIADOS
Recuerde que la primera impresión es la que vale. Use papel de buena calidad y un sobre acorde al tipo de carta. Asegúrese de que el destinatario esté dirigido correctamente y de que su nombre esté escrito correctamente. Igualmente importante, ¡no olvides firmar la carta!
PRESENTE SUS IDEAS CORRECTAMENTE: FORMATEE UNA CARTA FORMAL
Cumplir con las convenciones estándar de buena redacción formal de cartas y presentar su carta de manera atractiva garantizará que el destinatario considere seriamente sus ideas y se le brinde la atención y la consideración que se merecen. Aquí hay algunos consejos de formato:
TÍTULO
El encabezado consiste en su dirección (pero no su nombre) y la fecha. Los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico generalmente no se incluyen aquí, pero son aceptables. Usando el formato de bloque, el encabezado va en la esquina superior izquierda de la página.
123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 de noviembre de 2008
DIRECCIÓN INTERNA
La dirección interna consiste en el nombre y la dirección de la persona a la que está escribiendo. Debería tratar de dirigir la carta a una persona específica, pero si no sabe su nombre, al menos intente incluir su título. Esta dirección generalmente se coloca cuatro líneas debajo del encabezado si se usa un procesador de textos o una línea debajo del encabezado si la carta está escrita a mano.
Sr. M. Leaf ( nombre )
Jefe de producción de jarabe ( título )
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0
SALUDO
Deje una línea después de la dirección interna y luego escriba el saludo. Su elección de saludo depende de si conoce o no al destinatario de la carta. El saludo más habitual es
querido
seguido por el nombre de la persona y puntuado con dos puntos. Si no sabe si la persona a la que se dirige es un hombre o una mujer, puede comenzar con
Estimado señor o señora,
nuevamente seguido por dos puntos.
Sra.
puede usarse si no conoce el estado civil de una mujer. Además, si la persona tiene un título específico tal como
Dr.
asegúrate de usarlo. Aquí hay algunos ejemplos de cada saludo:
Estimado Sr. Trunk:
Estimada Sra. Root,
Estimada Sra. Branch,
Estimado Dr. Acorn,
CUERPO
Deje una línea después del saludo y comience a escribir el cuerpo de su carta formal. Esta es la parte principal de la carta. Tenga en cuenta las reglas descritas anteriormente con respecto a la brevedad y la coherencia. Lo mejor es usar párrafos cortos, claros y lógicos para expresar su necesidad.
CIERRE Y FIRMA
Este es el final de la carta. Deje una línea después del último párrafo del cuerpo de la carta y escriba el cierre. Solo la primera palabra del cierre debe estar en mayúscula. Está puntuado con una coma. Deje varias líneas después del cierre y escriba (o imprima) su firma. Su firma manuscrita real debe insertarse entre estas dos líneas impresas, escritas con tinta.
Tuyo sinceramente,
Ezra Twig
Su firma mecanografiada marca el final de su carta y, aunque puede escribir una posdata (PS) que contenga información adicional, es mejor incluir todos los detalles pertinentes en el cuerpo de la carta, para que no se pase por alto nada accidentalmente.
Ahora que su carta formal ha sido escrita, léala en su totalidad para asegurarse de haber comunicado sus puntos detallada y exactamente. ¡Entonces, está listo para ser enviado a su destinatario!
¿CÓMO ESCRIBIR UNA CARTA DE ESTILO APA?
Si está escribiendo una carta de presentación para solicitar un trabajo o para entregar información en un entorno comercial, y buscas que tu carta se vea y suene profesional. Las pautas de estilo de la Asociación Americana de Psicología (APA, por sus siglas en inglés) siguen un formato de carta comercial tradicional que tiene una apariencia limpia y se enfoca en un lenguaje sucinto y específico.
CITAR UNA CARTA FORMAL CON NORMAS APA
Crea una plantilla para tu carta. Desde la parte superior de la página, el formato de la letra de estilo APA es: Dirección del remitente, Fecha, Dirección del destinatario, Saludo, Cuerpo, Cierre y Nombre del remitente. La mayoría de las letras APA están escritas en formato de bloque, en el que todas las líneas están justificadas a la izquierda. También puede utilizar el bloque modificado, en el cual su dirección, la fecha y el cierre se justifican a la derecha, o puede justificar la dirección, fecha y cierre en el centro.
Asegúrese de que su documento esté configurado en párrafos de espacio único. Escriba su dirección en la parte superior de la página a menos que esté usando un papel con su membrete. No incluya su nombre en esta dirección; en su lugar, use solo su dirección, ciudad, estado y código postal. Devuelve dos líneas y luego agrega la fecha. Los escritores en los Estados Unidos deben seguir el formato de fecha estadounidense, que es el mes seguido por el día y el año. Establecer el año con una coma y un espacio.
Devuelve otras dos líneas y escribe la dirección del destinatario. Comenzará con el nombre del destinatario, seguido de la dirección, ciudad, estado y código postal. Regrese dos líneas más y escriba el saludo, que generalmente es “Estimado Sr. Smith”. Diríjase a la persona específica a la que está escribiendo en lugar de a un “Estimado gerente de contratación” y use un título personal seguido del apellido de la persona. Si no está seguro del sexo del lector, puede escribir su nombre completo y apellido, como “Estimado Chris Smith”. Use dos puntos después del saludo.
Regrese dos líneas y comience a escribir el cuerpo de su carta. De acuerdo con el Purdue Online Writing Lab, el primer párrafo establece el punto principal de su carta y, si bien puede comenzar con un comentario amistoso, realice una transición al propósito de su carta. El segundo párrafo entra en más detalles para apoyar su propósito. Al escribir una carta de presentación para un trabajo, por ejemplo, use el segundo párrafo para resaltar los puntos en su currículum, brinde información de antecedentes o cuente una breve anécdota sobre su trabajo. Su último párrafo debe replantear su propósito y su importancia. Puede incluir información de contacto en esta sección o finalizar con una declaración de gratitud. Cada párrafo debe tener dos líneas de espacio entre ellos.
Regrese dos líneas y escriba su cierre, que a menudo es “Atentamente” o “Gracias”. Use una coma después del cierre. Devuelve cuatro líneas y escribe tu nombre; este espacio deja espacio para su firma manuscrita.
Revise su carta, manteniendo un tono formal en mente. Use voz activa en lugar de voz pasiva siempre que sea posible, y use el pronombre “I” cuando hable de sus opiniones o el pronombre “nosotros” al representar las ideas de una empresa. Al escribir una carta sobre oportunidades de empleo, haga que la carta sea específica incluyendo el título del trabajo y solicite una entrevista. Si bien debe evitar un tono demasiado informal, tenga en cuenta que una voz excesivamente formal puede alejar al lector.
Fuente: Cualesson
