9 consejos para organizar reuniones de trabajo realmente efectivas

Las reuniones no necesariamente tienen que ser tiempo perdido, si tomás en cuenta una serie de consejos

• Los encuentros en ambientes laborales son comunes en todo tipo de empresas.
• Jefes, responsables de las compañías y líderes de equipos deben saber organizar reuniones.
• Lo más importante en estos encuentros es lograr transmitir un mensaje de forma clara.

Para intercambiar opiniones, informar sobre cambios, presentar nuevos proyectos, organizar equipos o charlar sobre posibles expansiones de la compañía: las reuniones de trabajo son habituales en todo tipo de empresas.

Estas pueden ser convocadas por jefes, líderes o ejecutivos de todos los niveles con diferentes finalidades. Pero lo fundamental detrás de cada uno de estos encuentros es comunicar un mensaje o idea.

Durante años se ha presentado a este tipo de encuentros como instancias imprescindibles en el ámbito laboral, pero lo cierto es que en muchas oportunidades estas pueden ser reemplazadas por simples correos electrónicos o comentarios en un pasillo. Por ello, el principal desafío para los jefes de una compañía es el de organizar reuniones realmente efectivas, en las que se transmita información de valor y se alcance un objetivo concreto.

¿Cómo lograrlo? Para ello es necesario controlar una serie de aspectos propios del ambiente mismo de cada oficina, del orador, del equipo de trabajo y otros tantos factores.

¿Vas a organizar una reunión? Te damos 9 consejos para que planifiques una instancia productiva:

1 Anticipación

Avisa con tiempo a los participantes, para que estos se preparen para el encuentro. Lo ideal es avisar la fecha una semana antes de la reunión.

2 Definición

Establece de forma clara y concisa lo que vas a mencionar en la reunión, preparando de antemano los puntos claves del discurso.

3 Elegir el espacio

 Los estudios han demostrado que los espacios sin sillas son ideales para las reuniones breves. Al mantenerse de pie, la atención aumenta y al mismo tiempo obliga al orador a no extenderse demasiado.

4 Horario

7 Presentación

Hacer una presentación que remarque los puntos mas importantes de tu discurso es una forma de enfatizar el mensaje transmitido.

8 Feedback

Establece una forma de generar intercambios con los trabajadores para conocer su opinion o sus dudas, que sea posterior a la relazacion de tu exposicion.

9 Resumen

Al final de la reunión entrega un resumen con lo fundamental de la misma a cada participante. Así, podrás resaltar lo más importante de manera resumida y organizada.

En cualquier empleo, el tiempo es dinero. Por ello, es importante que no pierdas tu tiempo ni desperdicies el de tus empleados con reuniones ineficientes y poco útiles.

Lograr que un encuentro de este tipo tenga verdadero impacto en la organización de la empresa y el trabajo del equipo es todo un arte, que solo se aprende con preparación, tiempo y práctica.

Fuente: Universia